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外部審核、檢查應對工作指引!

放大字體  縮小字體 發布日期:2024-05-08  來源:體系管理
核心提示:外部審核、檢查應對工作指引!
 01  目的
 
       為了做好公司外部審核、檢查的接待工作,明確相關人員在外部審核、檢查時的行為規范,特制定本工作指引。
 
       本工作指引適用于管理體系外審、客戶審核、政府部門檢查、評級等相關工作。
 
02  定義
 
       審核員:客戶、審核機構、政府部門派來的體系審核、檢查、 評級人員;
 
接待人員:本公司負責接待審核員的人員;
 
陪同人員:審核、檢查、評級過程中本公司的陪同人員;
 
       現場人員:審核、檢查、評級過程中,審核員在現場問到的人員。
 
 
03  職責
 
3.1 接待人員工作職責:
 
(1)事先將審核員的工作目的、范圍、時間等傳達給相關部門;
 
(2)根據審核員工作內容,制定本公司各部門的工作計劃;
 
(3)負責安排審核員的往來接送、飲食、住宿、其它活動的日程安排等。
 
3.2 陪同人員工作職責:
 
(1)正確理解審核員的問題,并恰當地解答、回復;
 
(2)提供審核員所需的文件資料;
 
(3)帶領審核員到達所需的審核現場;
 
(4)審核員進入現場前對其進行必要的安全教育,并確保其已配置足夠的防護用品。
 
3.3 現場人員工作職責:
 
(1)正確理解審核員的問題,并恰當地回復;
 
(2)提供審核員所需的文件資料。
 
 
04  人員選擇
 
4.1 接待人員的資格要求:
 
(1)職務級別滿足審核員的要求;
 
(2)人際交往能力較強;
 
(3)溝通表達能力較好;
 
(4)對審核員有一定認識或已有業務往來的。
 
4.2 陪同人員的資格要求:
 
(1)職務級別滿足審核員的要求;
 
(2)對公司或本部門的業務流程熟悉;
 
(3)溝通表達能力較好;
 
(4)反應快,應變能力強。
 
4.3 現場人員的資格要求:
 
       現場人員通常不能事先確定,盡可能安排操作熟練的老員工或班組長去應對。
 
 
05  活動程序
 
5.1 準備
 
5.1.1 接待人員收到審核員的工作計劃后,制定本公司的工作計劃,并將其傳達給相關部門;必要時可組織各部門開會討論;
 
5.1.2 各部門收到接待人員的信息后,及時準備審核所需的文件、資料;
 
5.1.3 各部門在審核前需對本部門進行自查,重點是審核員關注的問題、內容、項目等;
 
5.1.4 針對自查出的問題,各部門盡可能在審核員到達前完成整改;對于不能完成的整改項目,應事先做好應對措施;
 
5.1.5 各部門指定陪同人員;
 
5.2 接待
 
5.2.1 接待人員要確定好審核員到達時間、人員名單等,視情況擺設“歡迎 XX 光臨指導” 之類標語或標牌;
 
5.2.1 接待人員要確定好接待地點,并準備好相關設施(會議室、電腦、投影儀、數碼相機、接待用安全帽、飲料等);
 
5.2.2 陪同人員要攜帶好相關文件、資料,提前進場;
 
5.2.4 雙方人員到齊后,由接待人員介紹公司狀況及各陪同人員姓名、職務。
 
5.3 審核
 
       陪同人員及時提供審核員所需的文件資料并解答審核員提出的問題,特別注意事項:
 
(1)提供給審核員的文件事先要檢查過,有問題的資料(如:內容不完整的,問題點未改善的,糾正措施不具體的等)不要提交給審核員;
 
(2)審核員若無特別要求,不要提供整個資料夾的文件;
 
(3)與本次審核內容無關的文件、記錄盡可能不要給審核員看到;
 
(4)不要帶審核員到與審核內容或其產品無關的車間、部門、場所;
 
(5)公司FTP共享資料夾不能打開給審核員看到;
 
(6)個人郵箱里的郵件不能打開給審核員看到;
 
(7)所用的U盤只能存放與本次審核有關的電子檔文件;
 
(8)認真聽取審核員的意見,耐心地有禮貌地回答審核員的問題,避免爭吵;
 
(9)不知道如何回復時向上級或其它陪同人員請教;
 
(10)如果發現有回答錯誤或資料提供錯誤時,應在審核結束前向審核員提出更正;
 
(11)現場審核時,必須保證每個審核員身邊都有人陪同,不可以讓審核員單獨與現場員工交談或單獨在現場查找問題;
 
(12)現場審核時,若陪同人員先于審核員發現問題時,應私下知會在現場的相關部門負責人;
 
(13)現場審核時,現場人員回答不清楚或錯誤時,陪同人員要及時提示、糾正;
 
(14)審核員要求帯走產品技術性文件(如:圖紙、工藝卡片、作業指導書等)時應委婉地拒絕,并請示上級領導;
 
(15)審核過程中不要提及與審核方同行或其競爭對手有關的信息。
 
5.4 總結
 
       總結會議時,各部門陪同人員應認真聽取審核員的總結發言,尊重審核員的意見,針對問題點要做好記錄。
 
5.5 問題點回復
 
5.5.1 審核方有要求時,按審核方要求的格式回復問題點的整改措施,并提供相關證據;
 
5.5.2 審核方無要求時,按本公司的格式回復問題點的整改措施,并提供相關證據;
 
5.5.3 注意事項:
 
(1)容易實施的整改措施要盡可能按審核員的意見和方法去實施;
 
(2)整改措施實施難度大的,完成期限可以定遲一些,或者只整改少部分容易完成的內容;
 
(3)整改措施成本太高或條件不具備,暫無法實施的,應注明無法實施的原因;視情況可設定一個較遠的預計實施日期。
編輯:foodqm

 
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