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如何管理質量記錄

放大字體  縮小字體 發布日期:2024-04-28  來源:ISO資訊分享
核心提示:如何管理質量記錄
 01  建立和保持記錄
 
       在ISO9001體系要求控制成文信息,記錄是成文信息的一種,這些記錄是證實質量管理體系符合標準要求并有效運行的必要證據。對這些記錄應實施規范化管理,務必保證標準要求的記錄齊全,特別是關鍵記錄齊全。為此,對每種記錄應設計適當的表式和欄目,確保所提供的信息是充分的。同時,還應保證記錄的真實和有效。
 
       在審核中經常發現一些企業在運行時并未留下當時的記錄,會有三種情況:
 
(1)記錄是寫“回憶錄”,運行時不及時填寫,等到做完后一口氣寫完。
 
(2)記錄寫“預測”,產品還沒開始做,記錄就全部寫好。
 
(3)根本就不填寫記錄,在審核前為了應付檢查而補記錄。
 
       因為這三種情況填寫的記錄是不真實的、非增值的,故補記錄的做法是一種“自欺欺人”的行為。它不僅付出了無謂的勞動,還在組織內形成弄虛作假的風氣,必將損害質量管理體系。事實上,發現體系運行中的問題是好事,只要從發現之時認真改正就可以符合標準要求。
 
02  記錄應清晰,易識別和檢索
 
記錄要真實、準確、清晰和易于辯認。
 
記錄應保持清晰,是指內容齊全、字跡清楚。
 
       凡欄目空白,填寫錯誤,涂改,簽名不全,未填定年、月、日或字跡不清的不符合要求。
 
       記錄不能隨意涂改,即使有筆誤需要更改時,也只能是劃改并加蓋責任者的印章,切勿涂改。
 
易識別和易檢索是指記錄應易于查找。
 
       應對質量記錄進行適當的標識、收集、編目和歸檔,確保在需要時便于快速查閱。這就需要對每一個記錄定分類號和流水號。分類號一般代表部門和記錄類別;流水號為記錄的順序號,它可以表明記錄的完善性,就像財務發票一樣。由于一天之內可能有多個記錄,故僅以日期作為記錄的標識是不充分的,因其不具有唯一性。
 
03  編制記錄控制程序
 
       質量記錄控制程序是體系建立的文件之一。記錄的控制程序應確保對質量記錄進行以下方面的有效控制:
 
(1)標識:可采用顏色(如不同用途的記錄使用不同顏色的紙張)、編號(如分類號和流水號)等方式確保記錄能易于識別。
 
(2)貯存:記錄可通過適當的載體來保存,如使用紙張、磁盤、光盤或其他電子媒體。應安排適宜的貯存環境,以防止質量記錄的損壞或丟失。
 
(3)保護:包括對記錄的防護和保管要求,目的在于保持記錄的完好無損。對于貯存于電子媒體中的質量記錄來說,應注意電子圖像的退化速率。
 
(4)檢索:包括對收集、編目、歸檔、查閱的要求,以實現易于快速查找的要求。
 
(5)保存期限:應根據產品特點、法規要求及合同要求來確定記錄的保存期限。一般可根據產品的壽命周期或“三包”期限分別確定不同記錄的保存期限。
 
(6)處置:包括記錄最終如何銷毀的要求。對超過保存期限的記錄,應予以定期清理,統一銷毀。
編輯:foodqm

 
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